بدون تردید شرکت های پروژه محور در هر اندازه ای (خواه بزرگ و خواه کوچک) با حجم زیادی از پروژه ها، وظایف و افراد مختلف سرو کار دارند. داشتن راهکار مناسب می تواند به آنها کمک کند تا هنگام برنامه ریزی و اجرای پروژه ها، به روشی دقیق ، قابل پیش بینی و سودآور، همه امور را سامان دهی و به بهترین شکل مدیریت کنند.
در گذشته سیستم مدیریت پروژه با سه مشخصه شناسائی می گردید: یک مداد ، یک ورق کاغذ و یک روش. با این حال، با گذشت زمان و تکامل فن آوری، نرم افزارهای مدیریت پروژه به وجود آمدند. اساساً، نرم افزارهای مدیریت پروژه برای برنامه ریزی پروژه، مدیریت زمان ، تخصیص منابع و مدیریت تغییرات در پروژه استفاده می شوند. نرم افزار مدیریت پروژه از جمله مفیدترین ابزارهایی است که می تواند به شرکت ها در رقابت هرچه بیشتر کمک کند و شما را از سایر رقبا در صنعت خود جدا کند. این نرم افزار ها با امکاناتی مانند نرم افزار تایم شیت آنلاین، امکان ثبت و رصد دقیق مقدار زمان صرف شده برای هرفعالیت و فاز پروژه توسط هریک از اعضای تیم پروژه را به مدیران شرکت می دهد.
کاربرد های اساسی نرم افزار مدیریت پروژه
-
برنامه ریزی پروژه
به راحتی و باتوجه به سوابق موجود، پروژه های خود را به بهترین شکل برنامه ریزی کنید.
-
دستیار هوشیار شما از ابتدای پروژه تا نقطه انتها
به کمک نرم افزار مدیریت پروژه در هنگام دور شدن از مسیر تکامل پروژه، به افراد مناسب گوشزد کنید.
-
زمانبندی و مدیریت زمان
به راحتی میتوانید زمان را روی فعالیت های پروژه ثبت کرده و برنامه کاری افراد را در نظر بگیرید.
-
تخصیص منابع
اطمینان حاصل کنید که افراد در زمان مناسب روی فعالیت های درست کار می کنند.
-
بودجه پروژه ها (شامل هزینه های افراد)
علاوه بر زمان، بودجه را هم می توانید در لحظه بررسی کنید.
-
ارتباط و همکاری
به راحتی نظرات و نگرانی ها را ثبت و برای تیم پروژه ارسال کنید، با ذینفعان اصلی پروژه ارتباط برقرار کنید. ضمنا هر زمان که نیاز به بررسی یک مکالمه داشته باشید با رجوع به سوابق تمامی مکالمات در نرم افزار مدیریت پروژه، به راحتی به آن دست خواهید یافت.
-
مستندات و پرونده ها
به راحتی و مستقیماً از طریق برنامه مورد نیاز مستندات و مشخصات لازمه مربوط به پروژه را ثبت و در هرزمان به آن دسترسی داشته باشید.
-
استفاده آسان
نرم افزار باید ساده و قابل استفاده باشد و مانع کار واقعی نشود.
شما برنامه های نرم افزاری مدیریت پروژه و ابزارهای همکاری آنلاین زیادی را پیدا خواهید کرد که تقریبا دارای مزایای مشترکی هستند.
8 مزیت نرم افزار مدیریت پروژه
هدف اصلی نرم افزار مدیریت پروژه کمک به مدیران پروژه در تنگناهای مراحل مختلف پروژه است. با یکپارچه کردن برنامه ریزی پروژه، مدیریت منابع، همکاری تیمی، امور مالی و صورتحساب ها، کنترل زمان و گزارش، می توانید پروژه ها را از ایده اولیه تا تحویل نهایی مدیریت کنید. در این راستا یک نرم افزار با امکانات جامع می تواند مزایای بسیاری برای مدیران پروژه داشته باشد.
1- برنامه ریزی بی دردسر پروژه
شرکت های زیادی در طی اجرای پروژه های متعدد به این نتیجه رسیدن که برنامه ریزی برای پروژه جز اتلاف زمان نیست، اما این نظریه همیشه درست نیست. نرم افزار مدیریت پروژه در زمینه استفاده از هوش مصنوعی برای پیش بینی این که چه زمانی پروژه می تواند تکمیل شود و کنترل و در دست گرفتن زمان، هزینه و محدوده پروژه پیشرفت های زیادی کرده است.
مهمترین مزیت استفاده از برنامه های پیشرفته مدیریت پروژه خودکار سازی فرآیندهای برنامه ریزی و زمانبندی پروژه است. این برنامه ها نه تنها به متخصصان پروژه کمک می کنند تا اصول محکمی را برای مدیریت پروژه های خود ایجاد کنند، بلکه ابزارهایی را برای تعیین نقاط حساس و کلیدی، تحویل های اصلی پروژه و نقش ها قبل از اجرا را فراهم می کنند. این ابزارها برنامه ریزی ها را به روز نگه می دارند و به شما کمک می کنند تا پیشرفت پروژه را با خط مبنا (برنامه ریزی اولیه) مقایسه کنید.
2- مدیریت بالانس منابع
مدیران پروژه های فصلی می دانند که برای تحویل به موقع پروژه ها، به یک استراتژی مدیریت منابع موثر نیاز دارند تا تیم های خود را بدون داشتن رزرو بیش از حد برای کار، در یک شکل عالی نگه دارند. اهمیت برنامه ریزی منابع را نباید دست کم گرفت. ابزارهای مدیریت منابع دارای بهترین ویژگی ها برای تشخیص تنگناها در زمان کمبود منابع و تشخیص زمان مناسب برای ورود منابع و افراد بیشتر به تیم هستند.
3- مدیریت پروژه های موازی
بیشتر اوقات، نقش مدیر پروژه به معنای مدیریت چندین پروژه است. مسلم است که با ابتکار عمل بیشتر و هدایت موازی آنها، شرکت ها در رقابت موفق تر و سودآوری بیشتری را کسب خواهندکرد. با این حال، آنچه اغلب مدیران پروژه های موازی با آن درگیر هستند، کمبود دید کافی در نحوه تخصیص منابع و پیشرفت چندین پروژه است. نرم افزاردید جامعی از پروژه های تمام شده، در حال اجرا و برنامه ریزی شده در اختیار همه قرار می دهد، بنابراین می توان از انواع گلوگاه ها قبل از اینکه منجر به یک فاجعه شود، جلوگیری شود.
4- بهبود همکاری تیمی
علاوه بر مزایای مختلف مدیریت منابع، راه حل های مدیریت پروژه با هدف بهبود همکاری تیمی طراحی شده اند. افراد غالباً وظایف جداگانه ای را تعیین می كنند كه بخشی از یك پروژه بزرگتر است كه كل تیم در حال انجام آن است. نرم افزار مدیریت پروژه با بحث در مورد وظایف واگذار شده، جداول زمانی، وابستگی ها، کارهای برجسته و غیره، راهکاری را برای همکاری هرچه بهتر اعضای تیم پروژه فراهم می کند.
با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه با تابلوهای Kanban یا Sprints، همه را در جریان قرار می دهید و مطمئن می شوید که تیم پروژه می داند روی چه کاری کار کند و لیست وظایفی با اولویت های بالا و متمرکز دارد. به این ترتیب، شما نه تنها با تیم همسو هستید، بلکه باعث کاهش کار مجدد و ایجاد تمرکز بر ارائه مداوم و سریع خدمات می شوید.
5- مدیریت بودجه پروژه در لحظه
بودجه یکی از مهمترین موارد در کنترل پروژه های شماست. آینده هر کسب و کار وابسته به این است که چه مقدار از پروژه را می تواند با بودجه پیش بینی شده تحویل دهد. نرم افزار مدیریت پروژه به کنترل بودجه از تعریف اولیه کار تا تحویل نهایی پروژه کمک می کند.
به عنوان مثال، با پیش بینی، شما می توانید تصویر مالی هر پروژه را از طریق معیارهای اصلی مالی بدست آورید، قادر به ردیابی هزینه های برنامه ریزی شده و واقعی و محل کسب درآمد یا هزینه های خود هستید.
6- گزارش گیری در هر لحظه
برای دستیابی به موفقیت درازمدت تقریباً در مورد هر کاری، نظارت بر پیشرفت کار ضروری است. نرم افزار مدیریت پروژه نقش مهمی در نظارت بر مراحل پروژه ها ایفا می کند و این امکان را برای شما فراهم می کند که تصویری آینده پروژه و زمان خاتمه آن ارائه می دهد. این امر از طریق ثبت زمان ومیزان پیشرفت هر فعالیت روزانه که مستقیماً وارد سازوکار گزارش می شود، حاصل می شود. نرم افزار مدیریت پروژه می تواند به شما در تصمیم گیری صحیح کمک کند زیرا تمام جزئیات را در یک مکان مشخص قرار داده اید. از این رو روند تصمیم گیری پیشرفته تر و دقیق تر است. از جمله گزارشات پرکاربرد، میزان کار انجام شده توسط اعضای تیم پروژه که در نرم افزار تایم شیت ثبت کرده اند می باشد.
7- ارتباطات داخلی و خارجی موثر
نرم افزار مدیریت پروژه یک کانال ارتباطی راجع به وظایف و پروژه ها را هم برای تیم داخلی و هم برای مشتریان شما و سایر ذینفعان ایجاد می کند. به عنوان مثال اشتراک اسناد، چه در داخل نرم افزار و چه در نرم افزار های جانبی از قبیل Googel Drive، افراد را قادر می سازد اطلاعات جامعی را پیدا کنند که شفافیت و ارتباطات را امکان پذیر می کند.
علاوه بر ارتباطات داخلی، شرکت ها همچنین باید بتوانند از همان مکان با مشتریان و تامین کنندگان صحبت کنند و با آنها همکاری کنند. با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، آنها می توانند به مشتریان خود توانایی ورود به سیستم و مشاهده داده های پروژه را که به طور خاص مربوط به آنها است، ارائه دهند. به این ترتیب مشتریان می توانند بازخورد مستقیم ، ویرایش و بررسی پیشرفت پروژه را در همان مکان ارائه دهند.
8-افزایش رضایت مشتری
یکی دیگر از مزایای ذکر شده نرم افزار مدیریت پروژه ، افزایش رضایت مشتری است. وقتی پروژه ای را به سرعت و با بودجه مشخص انجام می دهید، مشتری با لبخند بر لب دور می شود و مشتری راضی یکی از مشتریان است که دوباره او را خواهید دید. نرم افزار مدیریت پروژه هوشمند ابزاری برای شما فراهم می کند که به این رابطه مشتری / پیمانکار ادامه می دهد. با استفاده از استراتژی های اساسی نرم افزار مدیریت پروژه، به اهداف خود می رسید و قابلیت تحقق و میزان موفقیت خود را بهبود می بخشید
در نتیجه، تمام این مزیت هائی که ذکر شد میتواند فرآیند های کسب و کار شما بهبود بخشیده و اصلاح نماید. بدون مزایای نرم افزار مدیریت پروژه، شرکت های پروژه محور همیشه در تلاشند تا سه محدودیت (بودجه، محدوده و کیفیت) را به طور همزمان برآورده کنند.
سلب مسئولیت: مجموعه «دیتاجو» در تهیه و تنظیم این مطلب که صرفا جنبه تبلیغاتی دارد نقشی نداشته و مسئولیتی راجع به صحت آن نمی‌پذیرد.
